LA GESTION

Gérer quels documents?

L’optimisation d’une gestion passe par la fédération des fonds de l’entreprise. Cela signifie le rapprochement et donc la prise en compte des entités “satellites” qui évoluaient auparavant en toute indépendance d’un fonctionnement central. Au regard des processus de mise en réseaux, il faut organiser ces rapprochements, soit dans un but de fusion, soit dans celui d’une standardisation de fonctionnement.

Prendre en compte les documents hétérogènes produits et utilisés dans toute l’entreprise, c’est entre autres accepter l’évolution des procédures et des techniques liées à l’image. Ignorer certains documents parce qu’ils nous paraissent médiocres ou ne pas intégrer certaines procédures jugées inacceptables est la meilleure manière de voir s’organiser des filières parallèles; nous favorisons alors des comportements déjà connus auparavant telle la constitution de fonds d’archives “pirates”.

Il s’agit de prendre en compte toutes les productions en assumant de plus en plus un rôle d’information et de conseil à l’utilisation. Par exemple, face à l'utilisation de plus en plus grande de boîtiers numériques de médiocre qualité, l'obligation nous est faite d'informer sur les qualités intrinsèques de ces documents, de rendre visibles les possibilités maximales d'exploitation des images qui, à l'écran peuvent paraître convenables mais qui, nous le savons, donneront des résultats désastreux à l'impression.

C'est par l'information et la production d'exemples que l’on peut apporter un service professionnel.

Vers une nouvelle gestion de l'image

Nous nous éloignons aujourd’hui de la simple réception / diffusion de documents originaux dont on ignore les origines et dont on perd le contrôle en phase d’exploitation.

Il faut désormais comprendre et maîtriser le processus de production, car les documents traités, retouchés, recadrés représentent des investissements pour l’entreprise. Il d'accroître le taux de réutilisation d’éléments transformés qui représentent de réelles plus-values par rapport à l’original.

Observer l’évolution des techniques en amont et en aval de la gestion d’un fonds documentaire, s’est s’apercevoir que l’on peut intégrer en tout ou partie ces nouvelles techniques afin, soit de prendre en charge le maximum d’interventions, soit au moins d’archiver les données et l’historique de leurs transformations dans un but d'optimisation de la gestion des "actifs numériques".

copyright Daniel Hennemand