SECURITE DE DIFFUSION

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Comment assurer une diffusion fiable des documents?
Quelles garanties doit-on exiger?
 
La diffusion des documents argentiques est exposée à certains problèmes :
       - Communication d'un original et récupération de celui-ci,
       - Duplication illicite ou non du document
       - Conservation de copies par l'utilisateur
       - Utilisation de documents périmés
       - Diffusion juridiquement non contrôlée (droits échus)
 
L'utilisation d'un document est indépendante du support, ce n'est pas parce qu'un utilisateur possède un Ektat ou un fichier, qu'il peut indéfiniment l'exploiter. La vérification des clauses juridiques est indispensable à chaque utilisation.
L'avènement du numérique a accru les possibilités de copies instantanées, et les causes d'erreur démultipliées.
Les risques de détournement lors de la communication par réseaux sont peu probables; en revanche, les risques d'utilisation de documents non certifiés ou obsolètes sont toujours aussi grands.
 
Paramètres à valider avant diffusion
       - Correspondance du document avec la demande; ex. : représentation correcte d'un produit actuellement commercialisé
       - Qualité suffisante pour l'exploitation prévue : netteté, format, poids de fichier ...
       - Délais de communication satisfaisant
       - Identification du destinataire
       - Gestion de justificatifs
 
LES REMEDES
 
- L’encryptage des données pour des documents sensibles
- Le contrôle d’accès :
       • Consultation d'une base de données : interposition de codes d'accès : identifiant et mot de passe, sécurité au niveau du serveur, comparaison automatique avec une liste d'abonnés accrédités.
       • Exploitation : téléchargement / commande de travaux : mêmes sécurités
       • Gestion statistique : permets d'identifier les consultants, de dater et de quantifier les flux de données
       • Gestion des droits: le consultant est averti de l'identité des ayants droits et des restrictions d'utilisation
 
- Consultation obligatoire de la base de données
La sécurité d'exploitation passe par l'obligation de consultation d'une base de données avant toute exploitation d'un fichier d'où il a été extrait.
Il ne faut pas utiliser un document que l'on détient d'une précédente utilisation, car il est déconnecté de la base de connaissances et donc de l'actualité : document devenu obsolète, droits échus…
Afin de modifier le comportement des utilisateurs d'un fonds documentaire, il convient de les informer constamment sur les risques de "dérapage" qui consistent entre autres à imaginer que la détention d'un document autorise son utilisation.
Cela est faux en termes juridiques et de validité du document.
copyright Daniel Hennemand

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