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SECURITE DE DIFFUSION
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- Comment assurer une diffusion fiable des documents?
- Quelles garanties doit-on exiger?
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- La diffusion des documents argentiques est exposée à certains problèmes :
- - Communication d'un original et récupération de celui-ci,
- - Duplication illicite ou non du document
- - Conservation de copies par l'utilisateur
- - Utilisation de documents périmés
- - Diffusion juridiquement non contrôlée (droits échus)
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- L'utilisation d'un document est indépendante du support, ce n'est pas parce qu'un utilisateur possède un Ektat ou un fichier, qu'il peut indéfiniment l'exploiter. La vérification des clauses juridiques est indispensable à chaque utilisation.
- L'avènement du numérique a accru les possibilités de copies instantanées, et les causes d'erreur démultipliées.
- Les risques de détournement lors de la communication par réseaux sont peu probables; en revanche, les risques d'utilisation de documents non certifiés ou obsolètes sont toujours aussi grands.
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- Paramètres à valider avant diffusion
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- - Correspondance du document avec la demande; ex. : représentation correcte d'un produit actuellement commercialisé
- - Qualité suffisante pour l'exploitation prévue : netteté, format, poids de fichier ...
- - Délais de communication satisfaisant
- - Identification du destinataire
- - Gestion de justificatifs
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- LES REMEDES
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- - L’encryptage des données pour des documents sensibles
- - Le contrôle d’accès :
- • Consultation d'une base de données : interposition de codes d'accès : identifiant et mot de passe, sécurité au niveau du serveur, comparaison automatique avec une liste d'abonnés accrédités.
- • Exploitation : téléchargement / commande de travaux : mêmes sécurités
- • Gestion statistique : permets d'identifier les consultants, de dater et de quantifier les flux de données
- • Gestion des droits: le consultant est averti de l'identité des ayants droits et des restrictions d'utilisation
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- - Consultation obligatoire de la base de données
- La sécurité d'exploitation passe par l'obligation de consultation d'une base de données avant toute exploitation d'un fichier d'où il a été extrait.
- Il ne faut pas utiliser un document que l'on détient d'une précédente utilisation, car il est déconnecté de la base de connaissances et donc de l'actualité : document devenu obsolète, droits échus…
- Afin de modifier le comportement des utilisateurs d'un fonds documentaire, il convient de les informer constamment sur les risques de "dérapage" qui consistent entre autres à imaginer que la détention d'un document autorise son utilisation.
- Cela est faux en termes juridiques et de validité du document.
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- copyright Daniel Hennemand
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