asp_la_gestion_rentable_du_document_en


Suffit-il aujourd'hui de sélectionner, de référencer et d'archiver un document pour avoir la garantie d'utiliser la bonne version pour une exploitation précise? Un titre, une référence, un auteur suffisent-ils à authentifier un document? Non, la production est telle qu'il est de plus en plus difficile de déterminer la version la plus récente et techniquement la plus adaptée à notre besoin.
L'émergence des solutions de gestion globale des objets numériques (plate-forme de gestion de contenus numériques) nous amène à reconsidérer les méthodes d'indexation des documents d'entreprise.
Nous le savons, l'évolution des solutions logicielles et la généralisation des réseaux Internet / Intranet nous conduit directement vers le "tout numérique". En clair, les images, comme le son, la vidéo, les annonces presse, les brochures produits, le rapport annuel sont vues et gérées en tant qu'objets numériques. Tous sont issus d'une mémoire informatique dès lors qu'ils ont été numérisés ou directement générés par l'ordinateur. La somme de ces éléments constitue le véritable patrimoine de l'entreprise. Il convient de gérer celui-ci dans sa globalité au moyen d'un outil fédérateur en "reliant" chacun d'entre eux à une somme d'informations nécessaires au référencement et à de futures réutilisations.
On peut répartir ces informations en quatre catégories :

1- Le domaine de la création : les données informant sur les origines du document (circonstance, identité du créatif, campagne initiale, lieu de prise de vue, informations sur les produits et personnes représentés...).

2- Le domaine de la production : les données relatives à l'exploitation multiforme du document; les caractéristiques de chacune des versions brutes ou retouchées destinées à différentes éditions ou types de fabrication.

3- Le domaine légal : ce volet essentiel apporte toutes les garanties de sécurité d'exploitation et de réutilisation du document : identité de l'auteur, types d'utilisation permises, date d'échéance de contrat, couverture géographique, informations budgétaires, etc...

4- Le domaine de l'archivage : ces informations permettent la localisation de l'objet numérique, l'identité du producteur de la version du document, ses conditions de stockage, d'archivage de sécurité, d'accessibilité. Ces informations permettant la traçabilité des fichiers sont essentielles face à la mise en place de bases de données fédérant la totalité des documents d'une entreprise, quelque soit le service producteur et le prestataire transformateur de l'original. Elles permettent également l'identification et la valorisation de ces prestataires.

La construction et le maintient du lien entre le document et ces informations participent à l'élaboration d'une méthode réellement novatrice de gestion du patrimoine. Il demeurera actif quels que soient les changements opérés au sein de l'entreprise ou chez les prestataires de services pour permettre la réutilisation et la rentabilisation de l'information.


Copyright Daniel Hennemand

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