L'optimisation de la gestion des images est recherchée dans les entreprises depuis longtemps. L'objectif a toujours été de lutter contre la formation et la gestion de fonds isolés et indépendants, ayant pour conséquence la création de budgets de production au niveau d'un département sans aucun soucis de rentabilisation à l'échelle de l'entreprise.
L'avantage pour lesdits services était évidemment, sous l'égide de cette autonomie, une réelle efficacité pour ses propres besoins dans les limites de la connaissance de la gestion de l'image; en revanche, nul autre utilisateur potentiel n'avait connaissance de l'existence de ces documents et ne pouvait, par conséquent, les réclamer, encre moins les utiliser.
La mise en place de photothèques centralisées à permis une nette amélioration de la gestion des investissements images. La centralisation des besoins, le développement d'une expertise Image pour une meilleure compréhension des besoins et une capacité de dialogue vis-à-vis des photographes et des utilisateurs a entraîné une amélioration de la qualité globale de la représentation.
Un certain nombre de facteurs pénalisant a cependant empêché le développement de ces services à un niveau suffisent :
- Réticence des départements à confier leurs productions image
- Difficultés à légitimer les projets pour libérer des budgets suffisant à un fonctionnement de niveau professionnel : budget d'informatisation, formation documentaliste, formation en connaissance de l'image professionnelle, etc…
- Différences culturelles entre la communication produit et publicitaire
- Difficulté à organiser un flux d'information, une fois l'image réalisée, entre les détenteurs des informations et la photothèque, pour permettre une documentation correcte nécessaire à la bonne réutilisation des images.
Ce dernier point a certainement été le facteur le plus pénalisant pour le développement efficace des fonds images d'entreprises.
Il faut reconnaître que les acteurs de la chaîne du document aux niveaux du bureau d'étude, du département marketing et des chefs de produits n'ont pas pour vocation première de générer de l'information pour les services documentaires, d'où la difficulté à alimenter correctement ceux-ci et à offrir aux utilisateurs potentiels une base de données performantes. La compréhension de la rentabilité d'un fonds images unique n'a été possible qu'en initiant les projets au plus haut niveau de l'entreprise.
L'alternative à l'enrichissement centralisé de la base de données est depuis peu le partage contrôlé de l'indexation des documents.
Partant du principe qu'il est plus facile de saisir l'information à la naissance de celle-ci que d'organiser un flux d'information du créateur vers l'administrateur, les nouveaux outils de gestion proposent des écrans de saisie déportés permettant l'enrichissement partielle des fiches documentaires aux niveaux de ceux qui la génère : bureau d'étude, marketing, dont les chefs de produits, etc………
Ceci est organisé évidemment en tenant compte du peu de disponibilité de chacun dans un contexte de réduction des coûts et des moyens en ressources humaines. Chaque intervenant, y compris certains prestataires, comme le photographe, sont concernés par deux ou trois informations : la référence du produit, la date de sortis sur le marché, le lieu de prise de vue ...
Les avantages sont évidents :
- Visualisation rapide des documents pour les premiers intéressés : les acteurs du marketing
- Raccourcissement des délais de mise en ligne d'images correctement indexées pour la communication
- Suppression des risques d'erreur avec une double saisie d'information (marketing ou communication, puis photothèque)
- Indexation répartie contrôlée par un administrateur Image unique
- Allègement de la tâche de saisie pour l'administrateur de la photothèque libéré pour assurer ainsi une meilleure expertise image, une vérification globale des informations et une gestion fiable des sécurités de diffusion.
copyright Daniel Hennemand
