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- LA GESTION DES PHOTOGRAPHIES EN ENTREPRISE une formule rentable, l'ASP*
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- L'absence de gestion globale du document visuel engendre des surcoûts aux niveaux de sa production et de sa diffusion : prise de vue, retouche,photogravure, etc... L'indexation et l'archivage alourdissent les budgets et ne sont pas toujours efficaces : requêtes infructueuses, documents indisponibles ou inadaptés, absence d'informations légales, manque de traçabilité; le document existe mais n'est pas localisé... Tout concourt à une mauvaise réutilisation de l'information.
- L'optimisation de la gestion passe par l'identification et la fédération des gisements dispersés, mais se pose alors le problème de l'homogénéisation des méthodes : référencement et gestion des droits d'exploitation disparates, traitements par différents laboratoires aux performances inégales. Cette réorganisation est parfois difficile à réaliser en interne; habitudes, méthodes "éprouvées" et planning surchargés peuvent ralentir le projet.
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La gestion globale des documents passe par leur mise en réseau - c'est aujourd'hui techniquement possible. Cependant, si l'interconnexion des bases de données est d'actualité, l'interopérabilité est parfois lourde à mettre en œuvre et la mise au point de solutions techniques propres à l'entreprise freine parfois la dynamique d'une communication nouvelle de l'information.
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L'externalisation des moyens de gestion des documents (ASP) permet une visibilité globale et exhaustive du fonds documentaire. La perception n'est plus arrêtée par des cloisonnements compréhensibles historiquement, mais aujourd'hui dépassés; les recherches sont réalisées en une seule requête sur la totalité des sous-ensembles gérés "hier encore" par différents services. L'entreprise "voit" la totalité de ses documents regroupés sur un site unique. Celui-ci "répond" directement à toute sollicitation de l'entreprise.
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Auparavant, la recherche de documents, souvent difficile, légitimait souvent la réalisation de nouvelles versions au prix d'un surcoût évident (il est plus facile de refaire que de retrouver!). Aujourd'hui, l'explosion de la demande interdit ces méthodes devenues trop coûteuses. Si le document existe, il faut le réutiliser! Ceci est possible si les éléments documentaires sont centralisés.
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A l'opposé d'une solution technique à intégrer, complexe à appréhender, dans laquelle il faudrait investir en équipements, logiciels et formation; il faut comprendre la location de service comme une alternative immédiatement disponible pour prendre en charge à la fois le recensement et l'expertise des gisements, leur gestion sur des systèmes mutualisés et leur mise en ligne dans des délais raisonnables. Ces offres s'insèrent dans une alternative de gestion dynamique des documents caractérisée par une simplicité de mise en œuvre.
On devra voir dans cette solution une des réponses les plus rentables pour faire face à la montée en puissance brutale des nouveaux médias grands consommateurs de documents. Ainsi, puisque l'information deviendra immédiatement disponible, l'entreprise pourra recentrer ses ressources sur des tâches prioritaires de commercialisation.
- * Application service providers
- © Daniel Hennemand
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