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On peut répartir les archives documentaires en quatre ensembles : - Les éléments conservés par le producteur de l'image : photographes, agences, etc... - Les archives détenues par le donneur d'ordre "en ses murs" - L'ensemble des documents retenus et rassemblés à la suite d'une sélection pour publication - La représentation numérique de ce dernier ensemble, publiée sur un réseau Dans le cadre d'un traitement global d'un fonds documentaire, une réflexion est nécessaire pour déterminer la valeur des documents et définir des conditions de stockage différenciées. S'agissant de fonds vivants, la réflexion s'appliquera aussi à la production quotidienne.
Typologie et utilités
1- Les éléments conservés par le producteur Chaque producteur photographe peut conserver des traces de ses commandes, mais en aucune manière, le donneur d'ordre ne doit prendre en compte cet archivage "personnel". Seule la sélection livrée à l'entreprise cliente est à considérer, sélection réalisée avec tout le savoir faire du photographe ou de l'agence, tant au niveau technique qu'artistique. Le donneur d'ordre n'a pas à tenir compte de ce qui est conservé en aval de ce qui lui est livré.
2- Les éléments livrés au donneur d'ordre La sélection transmise possède trois valeurs : - L'adéquation avec la demande initiale, en fait, le cahier des charges - La qualité artistique de la production - Le caractère opérationnel de documents certifiés sémantiquement, techniquement et juridiquement
3- Les éléments sélectionnés pour la publication en réseau Nous opérons souvent une sélection parmi un nombre considérable de documents archivés par l'entreprise. L'archivage des reportages atteint, au fil des années, des dimensions qu'il est nécessaire de réduire car si chaque production répond initialement à des besoins spécifiques, le fonds résultant au moment de l'évaluation et du tri ne constitue pas un ensemble représentatif cohérent. Il convient de le traiter. L'entreprise doit réaliser une sélection documentaire pour bien représenter ses activités, son offre produit, ses ressources humaines et son histoire. L'offre documentaire publiée sera performante en étant représentative sémantiquement, certifiée au niveau technique et juridique et facilement préhensible donc réduite. Le premier de ces paramètres étant subjectif, il conviendra d'ajuster les choix au fils du temps (voir l'article "Que numériser ?"). Ce long travail de sélection fait appel à des compétences au niveau des techniques documentaires et photographiques; il puise aussi obligatoirement dans la culture de l'entreprise en sollicitant des collaborateurs dans des domaines différents, situés dans des localités et des pays différents. Cette phase représente un travail considérable et un investissement de plusieurs mois ou années.
La représentation numérique en ligne La photothèque en ligne offre une collection de fichiers certifiés répondant à un cahier des charges précis. Techniquement, les fichiers possèdent des caractéristiques les plus homogènes possibles. De ces caractéristiques prédéfinies, les procédures de numérisation ou de dimensionnement numériques ont découlé. Il peut se produire un décalage entre les originaux et les avatars moins performants mis en ligne. Ces fichiers disponibles étant le juste compromis entre la majorité des besoins recensés et le coût de production (numérisation, occupation mémoire sur les serveurs, temps de récupération). Devant pouvoir répondre à des besoins hors normes, un accès aux originaux plus performants doit être garanti. On créé pour cela un lien, appelé "cote" ou "adresse", entre le fichier publié et l'original, qu'il soit tangible, argentique transparent, document opaque (tirage) ou virtuel (prise de vue numérique). Nous venons de définir d'une part un fonds d'originaux, fruit d'une sélection souvent longue et coûteuse et d'autre part sa représentation en ligne, aux caractéristiques restreintes mais définie au mieux pour des applications de communication interne et externe. On voit donc la nécessité de conserver la cohérence physique du fonds des originaux sélectionnés et un lien documentaire entre l'original et sa représentation numérique publiée.
Conserver les originaux, tous les originaux ? Nous connaissons le coût de la conservation des archives, celui-ci est proportionnel au volume et aux conditions plus ou moins sophistiquées de préservation. La conservation de cartons d'archives dans des zones de stockage industriel est moins coûteuse que l'archivage suivant des normes de température et d'hygrométrie constantes. Par conséquent, se pose la question de la valeur des archives, de leur cohérence et de leur pérennité. Au vu des coûts induit et dans le contexte de la mise en ligne d'un fonds photographique, nous préconisons un traitement différencié entre le gisement principal et la sélection "opérationnelle" constituée après de longs mois de sélection. Le fonds d'originaux non retenus peut être archivé dans un magasin de stockage dans des cartons d'archives référencés avec l'identité des sous-ensembles contenus. Le fonds sélectionné doit être préservé dans de bonnes conditions et demeurer intègre et accessible pour des besoins de copies (voir plus haut). Il apparaît judicieux de rapprocher cet ensemble de l'entité réalisant les copies pour exploitation : numérisation et copie numériques dimensionnées
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