Deux jours pour traiter la bonne gestion d’une photothèque d’entreprise ont permis de traiter des sujets importants rappelés ici. Un préalable : on ne gère pas des fichiers, mais des images. Les missions essentielles d’un responsable de photothèque est l’expertise des photographies, le choix éditorial et leur pérennisation. C’est de toutes évidences un métier aux multiples facettes, mais la lecture de l’image doit être privilégiée.

- Lors de l’informatisation d’une photothèque, quels sont les gisements à prendre en compte ? Il s’agit ici de fonds répartis dans une structure où des équipes de chercheurs produisent elles-mêmes les images. Comment mettre en place une gestion contributive des actifs numériques à la fois au service de ces producteurs d’images tout en construisant un flux fiable, de la création à la diffusion et en intégrant une modération indispensable ? L’initiateur du projet a pris conscience de l’utilité de cette modération et de la charge de travail que cela représente.

- Faut-il s’intéresser au choix d’un outil de gestion de l’image avant d’avoir résolu l’équation de l’expertise qualitative en trois points habituels, documentaire, juridique et techniques ? Partant du constat qu’un fonds non sélectionné est un fatras d’images n’offrant aucune visibilité et que cette phase de sélection représente la tâche la plus lourde. Si l’on reporte cette étape après l’informatisation, le problème reste non résolu et il faudra d’attacher à la rude réalité de l’édition de sélections pertinentes dans un contexte peut-être plus automatisé, mais tout aussi prenant. En plus, cela signifie que l’on charge le nouveau système de la totalité des actifs numériques avec un hébergement de données hypertrophié – aux coûts il est vrai relativement modestes aujourd’hui-. A élucider donc cette alternative du phasage et de la responsabilisation de chacun quand à la pérennité de leur propre fonds et de la délégation totale ou partielle à un système unique.

L’existence et le rôle des métadonnées embarquées dans chaque fichier ont été présentés ; de l’enrichissement initiale par les photographes à la vérification par le gestionnaire de photothèque du contenu des objets numériques avant diffusion, en passant par l’interaction du système de gestion qui doit assurer reprise et mise à jour de ces métadonnées en phase d’importation et d’exportation. Nous voyons toujours dans ce principe une saisie unique et un enrichissement documentaire progressif au service de la sécurité des auteurs et de l’organisme producteur.

Le futur système ayant la vocation à fournir et représenter plusieurs organismes, il est paru utile de rappeler les nécessaires phases de tests entre systèmes et services. Pour ce faire, un échange de fichiers correctement renseignés peut valider à la fois un corps commun de fiches documentaires exploitable par tous et un positionnement correct des champs IPTC pour la bonne récupération des données sans ressaisie.

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Daniel Hennemand, v1.1